コンテンツにスキップ

運用担当者オペレーションガイド

運用開始直後の初期確認、日次/週次/月次オペレーション、注意点、トラブル対応、社員からの問い合わせ想定。

本ページは、導入企業の担当者（総務・人事・経理）が運用開始後に迷わないための操作ガイドです（実際の管理画面の仕様確定に伴い、内容は今後更新されます）。

導入から定着までの目安

初めて導入する際、どのくらいの期間でどの状態を目指せばよいかの参考値です。

フェーズ	期間の目安	やること	目安の指標
準備	2〜4週間	設置場所決定、届出、システム設定、社内周知	—
ローンチ	1週間	初回無料体験、説明会、アプリ登録促進	登録率80%以上
定着期	1〜3ヶ月	メニュー改善、通知、利用促進施策	月間利用率50%以上
最適化	3〜6ヶ月	利用データに基づくメニュー最適化	1日15食以上

運用開始直後にやること（初期確認）

画面	やること
制度・権限設定	補助上限（雇用形態別）・本人負担50%固定・対象者/時間帯/対象商品・証憑要否・管理者権限を確認。全雇用形態が対象か確認
社員・人事マスタ	全社員が登録され、社員番号・FeliCa・雇用形態・適用上限が正しいか。CSV取込 or 人事/勤怠同期
食事運営（販売機の状態）	設置販売機・在庫・温度が正常か。初期メニューを確認
社内周知	就業規則／福利厚生規程への明記、給与天引きの労使協定、社員へアプリ（URL・ログイン方法）を案内

定常オペレーション（いつ・どの画面で・何を）

日次／都度

画面	操作・確認
ダッシュボード	「やること」を確認（証憑確認待ち／給与締め／会計出力／同期エラー／補充／温度）。異常は各画面へ or スマリテへ連絡
食事運営＞販売機の状態	温度異常・販売停止・期限接近のアラート確認。物理対応はスマリテ/配送へ連絡
（随時）	社員からの問い合わせ一次対応（下記参照）

週次

画面	操作・確認
食事運営＞販売機の状態／発注	在庫少・期限接近を確認 → 発注（スマリテへ依頼）。人気/不人気を見てメニュー・数量を調整
ダッシュボード／利用明細	利用率・偏りを確認（使われていない場合は周知・メニュー見直し）

月次（締めフロー＝最重要・順番厳守）

順	画面	操作
①	社員・人事マスタ	入退社・異動を反映（取込/同期）。当月の対象者・上限を確定
②	利用明細・税務証憑	当月明細を確認。証憑確認待ちを承認。税務証憑（PDF/CSV）を保存
③	給与天引き	出力前チェック（退職者・重複・本人負担が50%未満・上限超過）を全て解消 → 月次データを確定（ロック）→ 給与CSV出力（給与ソフト形式）→ 給与担当へ
④	会計連携	仕訳CSV出力（会社補助・税率区分8%/10%）→ 経理へ。スマリテからの月次請求と突合

詳細な出力前チェック項目・CSV列仕様は給与天引き・CSV連携を参照してください。

随時（イベント発生時）

事象	画面	操作・注意
入社	社員・人事マスタ	登録（社員番号・FeliCa・雇用形態→上限プリセット）。カード発行手配
退職	社員・人事マスタ	退職処理（利用停止）。当月の給与締めで退職者が対象に残っていないか確認
異動・雇用形態変更	社員・人事マスタ／制度	適用上限の見直し（変更は次回付与から反映）
カード紛失・破損	社員・人事マスタ（カード）	状態変更→即無効化、有償再発行の手配（給与天引き。税務証憑には含めない）
制度変更	制度・権限設定	上限・対象・時間帯・回数等を変更。変更は次回付与から反映

操作・設定・確認の注意点

給与天引きの「確定（ロック）」は不可逆。確定前にバリデーションを必ず0件に。解除は管理者権限＋監査ログで安易にしない
上限超過を放置しない：会社負担が月7,500円（税抜）を超えると、超過分だけでなく当月の会社負担全額が給与課税（判定ロジック参照）
本人負担50%以上を割らない（1円でも割ると会社負担全額が課税）
上限は税抜・雇用形態別。全雇用形態を対象に（特定形態の除外は福利厚生費否認リスク）。パート等の按分根拠をルール化
対象月はトップバーで統一（各画面で食い違わないよう確認）
電帳法：確定後ログはロック・改ざん禁止。CSV/PDF等の証憑は7年保存（企業側でも保管）
カード再発行費は給与天引きに含むが非課税枠の税務証憑には含めない（別項目）
消費税：食品8%／システム利用料・手数料・カード再発行10%。会計で税率区分を分ける
個人情報：購買履歴は個人情報。閲覧権限を絞る（権限設定で拠点管理者/閲覧のみ等）
現物支給を崩さない：金銭精算・後日金銭補填は全額課税。キャッシュレス現物支給を維持

アクシデント・トラブル対応

想定トラブル	一次対応（担当者）	エスカレーション/備考
温度異常→自動販売停止	社員へ「一時停止」周知、原因（電源/故障/扉開放）を確認	スマリテ/配送へ即連絡。復旧後は廃棄・補充。電源設備側の不具合はビル/企業側責任の可能性
期限切れ商品で施錠	対象商品の入替を依頼	スマリテ/配送。期限管理の徹底
在庫切れ・売り切れ	発注・補充依頼、発注量を調整	食事運営＞発注
かざしても扉が開かない/買えない	①上限到達（ブロック）②カード紛失・停止③温度で販売停止、を切り分け	社員マスタでカード状態確認。該当なければスマリテへ
給与CSVが給与ソフトで取り込めない	給与ソフト形式・文字コード・社員番号の突合を確認	製品別テンプレートに切替
人事/勤怠の同期エラー	社員番号の不一致・重複を修正	社員・人事マスタ
確定後に金額誤りが発覚	原則翌月で調整。どうしても必要なら管理者権限で解除（監査ログ）	安易な解除はしない
システム障害・通信断	販売停止を周知。復旧後、ログの空白時間を確認	スマリテ

社員からの問い合わせ想定と対応

想定される問い合わせ	確認/回答の場所	対応
「今月あといくら使える？」	アプリホーム（残り補助枠）／利用者管理	残額を案内
「今月いくら給与から引かれる？」	アプリ（給与天引き見込み）	見込み額を案内
「かざしても買えない/扉が開かない」	上限到達・カード状態・販売停止を切り分け	上表参照
「カードを失くした」	社員マスタ（カード）	即無効化＋有償再発行の手配（給与天引き）
「アプリにログインできない」	アプリ（カードID＋パスワード）	パスワード再発行を案内
「食べたいメニューがない/売り切れ」	食事運営＞発注	要望として受付、発注に反映
「領収書がほしい」	領収書レス。利用履歴（アプリ/利用明細）	明細で確認。必要なら明細PDF
「なぜ半分は自己負担？」	非課税とは？	非課税要件（本人50%以上）を説明
「家族も使える？」	―	社員限定（税務・資金決済法の理由）を説明
「アレルギー・カロリーは？」	メニュー（商品情報）	商品情報を案内

参考リンク集

国税庁・厚労省等の一次情報URL一覧は資料庫を参照してください。